HR Administration Specialist (w/m/d)

Mach den Unterschied – Gemeinsam für eine nachhaltige Zukunft!

Wir sind REPLOID, ein international agierendes (aktuell D, IT, CH, CZ, HU, AUT) und innovatives Biotechnologieunternehmen, das darauf abzielt, organische, minderwertige Biomasse durch den Einsatz von Insekten in industriellem Maßstab mit bisher unerreichter Effizienz für die Futtermittelindustrie umzuwandeln! Unser einzigartiges Kreislaufmodell verringert CO₂ Emissionen und stellt eine dezentrale sowie regionale Lösung in der Abfallwirtschaft dar!

Für diese einmalige Innovation hat uns die EU-Kommission mit dem EU LIFE AWARD 2024 ausgezeichnet, es ist dies die aktuell höchste Auszeichnung für Nachhaltigkeit in der EU aus dem Programm LIFE.

Als europaweite Benchmark im Segment von Lösungsanbietern und Produzenten alternativer Proteine arbeiten wir mit einem engagierten Team täglich daran, unsere Vision einer umweltbewussten Welt Realität werden zu lassen. Wir machen die Welt also Schritt für Schritt zu einem besseren Ort – und genau dafür suchen wir Dich.

Entgegen der aktuellen wirtschaftlichen und konjunkturellen Entwicklungen vieler Branchen verfolgen wir einen einzigartigen und überdurchschnittlichen Wachstumsplan und verstärken uns daher in allen Fachbereichen!

Wenn Du Innovation, Teamarbeit und Sinnhaftigkeit in Deiner Karriere vereinen möchtest, dann bist Du bei uns genau richtig. Werde Teil von REPLOID und gestalte mit uns die nachhaltige Revolution!

Bewirb Dich jetzt und werde Teil unserer Mission – für eine nachhaltige Zukunft, die zählt - FORWARD FOR CHANGE!

Deine Mission

Du liebst es, wenn Prozesse rundlaufen und jedes Detail seinen Platz hat? Du bist jemand, der mit Sorgfalt, Überblick und einem guten Gespür für Menschen dafür sorgt, dass im HR-Alltag alles ineinandergreift – von der ersten Vertragsvorlage bis zur letzten Frist? Dann passt Du perfekt zu uns!

Als HR Administration Specialist bist Du das organisatorische Rückgrat unseres HR-Bereichs am Standort Leipzig. Du bringst Struktur in komplexe Themen und gibst Mitarbeitenden wie Führungskräften die Sicherheit, dass HR-Prozesse professionell, verlässlich und sauber umgesetzt sind. Mit Deiner präzisen Arbeitsweise und Deinem ausgeprägten Serviceverständnis sorgst Du dafür, dass HR einfach funktioniert – und machst damit jeden Tag den Unterschied.

Deine Aufgaben

• Betreuung der HR-Administration entlang des gesamten Employee Lifecycles – vom Eintritt bis zum Austritt – inklusive Erstellung, Verwaltung und DSGVO-konformer digitaler Ablage aller HR-Dokumente

• Sicherstellung einer hohen Datenqualität durch Pflege und Aktualisierung von HR-Stammdaten in unseren Systemen (z. B. Personio) sowie Unterstützung bei standardisierten Auswertungen

• Administrative Begleitung von Recruiting-Prozessen – von der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen über die Terminkoordination bis zur Vorbereitung von Vertragsunterlagen

• Vorbereitung abrechnungsrelevanter Unterlagen und enge Zusammenarbeit mit unserem externen Lohnbüro zur fristgerechten und verlässlichen Abwicklung

• Umsetzung definierter HR-Prozesse, Standards und Checklisten im Tagesgeschäft inklusive Pflege von Vorlagen und Sicherstellung einer termingerechten Prozessdurchführung

• Funktion als erste Ansprechperson für Führungskräfte und Mitarbeitende bei administrativen Rückfragen zu HR-Standardprozessen

• Aktives Fristenmanagement sowie Überwachung von Rückläufen und Pflichtunterlagen zur Gewährleistung einer strukturierten, transparenten und nachvollziehbaren HR-Administration

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Personal, oder eine vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung in der HR-Administration oder Personalverwaltung bzw. einer vergleichbaren administrativen Funktion

• Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Ablage- und HR-Systemen (z. B. Personio, SharePoint/OneDrive)

• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Organisationsvermögen und Blick fürs Detail

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen personenbezogenen Daten

• Serviceorientierte Kommunikation in Deutsch und Englisch und die Fähigkeit, verbindlich mit Mitarbeitenden und Führungskräften zusammenzuarbeiten

• Selbstständige Arbeitsweise innerhalb definierter Prozesse und die Bereitschaft, Vertretungsfähigkeit in administrativen HR-Themen aufzubauen

Das bieten wir Dir

🌍 Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem innovativen, nachhaltigen Unternehmen
🚀 Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
📈 Ein dynamisches, wachsendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum
💡 Flache Hierarchien, Teamspirit und eine offene Unternehmenskultur
🏡 Hybrides Arbeiten und flexible Arbeitszeiten